phần mềm quản lý khách sạn topsoft

I. Tên của sản phẩm
Phần mềm Quản lý khách sạn Topsoft.vn. Topsoft.vn đã đoạt 2 giải thưởng Sao Khuê 2012 và Sáng tạo khoa học, giải thưởng Sao Khuê là giải thưởng cao quý nhất trong lĩnh vực phần mềm do hiệp hội phần mềm và dịch vụ CNTT VINASA trao tặng, và giải thưởng sáng tạo khoa học của ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An trao tặng.
Phần mềm sử dụng song ngữ (Anh – Việt) có thể xuất ra các báo cáo bằng cả hai ngôn ngữ một cách nhanh chóng, và rất thuận lợi khi tương tác với người dùng hoặc khách hàng ngoại quốc.
Phần mềm có thể làm việc qua mạng internet một cách trực tiếp truyền dữ liệu bằng cách gửi email hoặc copy vào USB… Như vậy trở ngại về khoảng cách địa lý là không còn.
Phần mềm tương tác nhập xuất với Excel khiến cho việc nhập xuất dữ liệu với khối lượng lớn trở nên hết sức đơn giản. Chức năng này đồng thời hổ trợ thuận lợi cho việc chuyển đổi phương pháp quản lý dữ liệu của doanh nghiệp từ thủ công sang áp dụng phần mềm quản lý một cách tối ưu.
II. Chức năng quản lý :
- Quản lý khách sạn (Kinh doanh, Lể tân, Buồng, Tổng đài…)
- Quản lý kinh doanh dịch vụ (Nhà hàng, cà phê, karaoke, Bida, Bể bơi, massage, hội trường…)
- Quản lý vật tư,kho hàng (Quản lý nhập xuất hàng hóa, nguyên vật liệu chế biến…)
- Quản lý công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
- Quản lý kế toán tổng hợp 
1. Quản lý Bộ phận kinh doanh:
o Quản lý 
. Tra cứu hồ sơ khách hàng , tìm kiếm khách hàng nhanh chóng theo mọi tiêu chí
. Lập hồ sơ khách hàng
. Booking cho khách lẻ, khách đoàn 
. Kiểm soát tình trạng phòng
. Thống kê phòng hỏng phòng có thể bán theo loại phòng
. Xác nhận đặt phòng
. Hủy đặt phòng
. Gửi tin nhắn đến điện thoại của khách hàng trong các dịp lể tết, thông báo chương trình khuyến mại, chúc mừng sinh nhật khách hàng…
. Thiết lập đơn giá phòng, đơn giá Check in sớm, Check out muộn, Check out In day, Tính tiền khách nghỉ theo giờ.
. Thiết lập thời điểm tính tiền qua ngày, Thời điểm giao ca
o Báo cáo thống kê trong kỳ (Trong ca):
- Tất cả các đơn hàng đã đặt
- Các đơn hàng đặt đã hủy
- Các đơn hàng đặt đã xác nhận
- Báo cáo tình trạng đặt phòng
- Báo cáo danh sách khách lưu trú (Nhóm theo phòng, Đoàn, Ngày check in, Ngày Check out…)
- Báo cáo thông kê sinh nhật khách hàng lưu trú
- Báo cáo danh sách khách hàng có thể đến trong ngày
- Báo cáo danh sách khách đến trong ngày
- Báo cáo danh sách khách hàng có thể đi trong ngày
- Danh sách khách hàng đi trong ngày
- Dách sách khác ở miễn phí (FOC)
- Báo cáo công suất sử dụng phòng
- Báo cáo thông kê danh sách phòng hỏng
- Báo cáo tình trạng thay đổi phòng
2. Quản lý Bộ phận lể tân :
. Kiểm tra tình trạng phòng(Phòng bẩn,phòng ngừng hoạt động, phòng có thể bán )
. Tra cứu thông tin khách quen
. Cập nhật thông tin khách hàng mới
. CheckIn khách lẻ, khách đoàn
. Thay đổi đơn giá phòng theo yêu cầu.
. Phân bổ phòng cho khách đoàn
. Tự động tính tiền phòng theo nhiều đơn giá , Check in sớm, Check out muộn, Check out In day, Tính tiền khách nghỉ theo giờ.
. Quản lý chuyển đổi phòng cùng loại và khác loại.
. Giảm giá khuyến mại cho khách hàng
. Checkout khách lẻ , khách đoàn
. Thực hiện thanh toán với khách hàng check out và chưa check out (Tiền mặt, Chuyển khoản, Thẻ TD)
o Tổng đài :
. Quản lý thiết lập cước theo từng mả vùng trong nước và quốc tế.
. Quản lý cước cho các đầu số
. Quản lý cước các cuộc gọi đi theo chi tiết từng phòng, theo từng số máy lẻ, Theo khách hàng.
o Báo cáo tổng hợp theo ca :
- Báo cáo doanh số khai thác phòng trong kỳ (ca): tổng hợp theo đoàn, loại phòng, tầng, khu nhà, số phòng, theo lể tân, theo đơn vị giới thiệu.Báo cáo sẽ thống kê doanh số của tất cả những phòng đang sử dụng và đã checkout trong ca
- Báo cáo doanh số phòng đã thu trong kỳ(ca) : tổng hợp theo đoàn, loại phòng, tầng, khu nhà, số phòng, theo lể tân, theo đơn vị giới thiệu.Báo cáo sẽ thống kê doanh số của tất cả những phòng đã checkout trong ca
- Báo cáo công nợ khách hàng đã checkout
- Báo cáo công nợ khách hàng chưa check out, chuyển ca sau
3. Quản lý Bộ phận buồng phòng :
. Quản lý tình trạng phòng bẩn , sạch, hỏng.
. Quản lý bán hàng minibar
. Quản lý dịch vụ giặt là
. Quản lý các chi phí,dịch vụ khác…
. Báo cáo tổng hợp Minibar và các dịch vụ kèm theo : Tổng hợp theo loại hình dịch vụ, loại phòng , số phòng, theo mặt hàng và nhóm các mặt hàng.
4. Quản lý kinh doanh dịch vụ(Nhà hàng, cà phê, karaoke, Bida, Bể bơi, massage, hội trường…) :
o Quản lý bán hàng:
1. Quản lý quá trình nhân viên phục vụ
2. Quản lý thực đơn khách đặt
3. Quản lý tách nhập hóa đơn
4. Chuyển thanh toán sang bàn khác
5. Nhóm các bàn hoặc ghế lẻ thành đoàn để tổng hợp thanh toán
6. Tự động tính tiền theo thời gian khách hàng sử dụng dịch vụ
7. Tự động thực hiện chương trình khuyến mại giảm giá , giảm giá khách VIP.
8. Chuyển công nợ lên phòng khách sạn 
9. In hoá đơn thanh toán
…
o Quản lý hàng hóa:
10. Quản lý nhóm các mặt hàng
11. Quản lý mã hàng, tên hàng
12. Quản lý đơn giá bán ra, mua vào
13. Quản lý nhập xuất tồn hàng hoá
14. Dự toán nguyên liệu theo đơn đặt hàng
15. Phân tích nguyên liệu cấu thành thành phẩm
…
o Quản lý đối tác khách hàng:
16. Quản lý phân nhóm đối tác khách hàng
17. Quản lý thông tin khách hàng bao gồm : tên , địa chỉ , số điện thoại, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng , người giao dịch.
18. Quản lý công nợ khách hàng
…
o Quản lý nhân viên phục vụ:
19. Quản lý thông tin các nhân viên bao gồm : Mã nhân viên , tên nhân viên, địa chỉ, quê quán, số điện thoại.
o In báo cáo bán hàng: 
20. Báo cáo doanh thu bán hàng theo thời gian yêu cầu(Nhóm theo ngày tháng, nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ, hóa đơn, từng mặt hàng… ).
o In báo cáo tổng hợp:
21. Báo cáo nhập, xuất, tồn, lãi của hàng hoá và dịch vụ.
22. Báo cáo tổng hợp và chi tiết công nợ khách hàng
…
5. Quản lý kế toán tổng hợp, vật tư kho hàng, tài sản cố định, hợp đồng dự án : 
o Quản lý Hàng hóa:
1. Quản lý kho:
• Quản lý tình hình nhập, xuất, tồn (lượng, tiền) của từng kho
• Thực hiện chuyển hàng hoá giữa các kho
o Quản lý Công nợ:
1. Công nợ phải thu:
• Tổng hợp công nợ phải thu của tất cả khách hàng, tổng số tiền nợ của từng khách hàng
• Bảng kê chi tiết công nợ một khách hàng: liệt kê các lần giao dịch, thanh toán tiền
2. Công nợ phải trả
• Tổng hợp số tiền phải thanh toán cho khách hàng
• Bảng kê chi tiết công nợ một khách hàng: liệt kê các lần giao dịch mua hàng, thanh toán tiền
o Quản lý Tiền mặt:
1. Sổ quỹ tiền mặt:
• Tồn đầu kỳ
• Chi tiết Thu trong kỳ
• Chi tiết Chi trong kỳ
• Tồn cuối kỳ
2. Tiền gửi ngân hàng:
• Tồn đầu kỳ
• Chi tiết gửi trong kỳ
• Chi tiết rút, chuyển, thanh toán trong kỳ
• Tồn cuối kỳ
o Quản lý Tiền lương:
1. Các khoản phải thanh toán cho nhân viên trong tháng:
2. Tiền lương đã thanh toán trong kỳ
o Quản lý Tài sản cố định:
1. Mua sắm tài sản cố định
2. Khấu hao tài sản cố định
o Quản lý Thuế:
1. Thuế VAT hàng hoá, dịch vụ mua vào
2. Thuế VAT hàng hoá, dịch vụ bán ra
3. Bảng kê thuế VAT
o Quản lý dự án, hợp đồng:
1. Tổng hợp các khoản thu, chi, công nợ của dự án, hợp đồng
2. Tổng hợp các loại vật tư, hàng hoá đã nhập hoặc xuất liên quan tới dự án, hợp đồng
o Mở sổ kế toán theo nhiều hình thức:
1. Nhật ký chứng từ.
2. Chứng từ ghi sổ.
3. Nhật ký chung.
4. Nhật ký sổ cái.
o Tự động thiết lập báo cáo tài chính:
1. Bảng cân đối tài khoản
2. Bảng cân đối kế toán
3. Bảng báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh
4. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
III. Dịch vụ hổ trợ
o Đối với khách hàng có ký kết hợp đồng sử dụng sản phẩm:
 Mọi công việc được thực hiện tại văn phòng khách hàng
 Cài đặt sản phẩm cho khách hàng
 Hướng dẫn sử dụng lần đầu cho khách hàng
 Hướng dẫn cho khách hàng trong quá trình sử dụng
 Bổ sung, chỉnh sửa, cài đặt lại theo yêu cầu
 Chuyển đổi bản quyền sử dụng sang máy tính khác nếu khách hàng có nhu cầu thay đổi hoặc máy tính bị hư hỏng.
o Đối với khách hàng tự do là những khách hàng có sử dụng TOPSOFT nhưng không ký kết hợp đồng sử dụng:
 Khách hàng được cung cấp sản phẩm miễn phí
 Khách hàng tự tìm hiểu chương trình qua bộ trợ giúp 

IV. Báo giá chi tiết
Để giảm chi phí tối đa cho khách hàng mong muốn sử dụng phần mềm chúng tôi chia phần mềm thành 4 phân hệ chính:
- Quản lý khách sạn 
- Quản lý tổng đài
- Quản lý kinh doanh dịch vụ (Nhà hàng, Coffee, kara, Massage…)
- Quản lý kế toán tổng hợp 
Tùy vào nhu cầu của từng đối tượng để áp dụng được hiệu quả và giảm chi phí tối đa.
Phần mềm Ql Khách sạn
Khách sạn dưới 20 phòng : 10,000,000 VNĐ/Khách sạn

Khách sạn từ 20 đến dưới 50 phòng :  500,000 VNĐ/Phòng (khuyến mãi từ phòng thứ 46)

Khách sạn từ 50 đến dưới 80 phòng : 450,000 VNĐ/Phòng ( khuyến mãi từ phòng thứ 71)

Khách sạn từ 80 đến dưới 120 phòng : 400,000 VNĐ/Phòng (khuyến mãi từ phòng thứ 106)

Khách sạn từ 120 đến dưới 200 phòng : 350,000 VNĐ/Phòng (khuyến mãi từ phòng thứ 172)

Khách sạn trên150 phòng : 300,000 VNĐ/Phòng

Phần mềm QL Tổng đài điện thoại
Phần mềm QL Tổng đài : 2,400,000 VNĐ/Máy
Dây cáp kết nối với tổng đài : 600,000 VNĐ/ Dây
Phần mềm QL Kinh doanh dịch vụ
Phần mềm QL kinh doanh dịch vụ (Nhà hàng, Bar, Coffee, Karaoke, Bi a, Bể bơi, Massage, Hội trường…) :6,400,000 VNĐ/Máy
Phần mềm QL Kế toán tổng hợp, vật tư, kho hàng, CCDC , TSCĐ
Phần mềm QL Kế toán tổng hợp, vật tư, kho hàng, CCDC, TSCĐ: 8,000,000/2Máy.